函的用途、类别、格式、写法及范文解析

来源:个性柚梓 时间:2019-11-09 11:19:07 作者:要有梦想即使遥远 人喜欢

(一)含义、功用和性质

“函”,是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”的公文文体。

这里的“函”,指公函,是商洽性公文,又称询答性公文,多用于平行或不相隶属机关之间,作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用,不具呈报与指示作用。但又是郑重的公务,所以才称“公函”,是正式文件,要单编发函号、按程序制发、归档;与日常事务中的“便函”,像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同,与私人信函也不同。

(二)类别

1.商洽、询问、请求批准的。

2.知照性的,即主动告知一件事,不需要答复。

3.答复问题、回复请求的。

前两种是主动发出的,叫“发函”,后一种是受动答复的,叫“复函”。

函的用途、类别、格式、写法及范文解析

(三)格式和写法

“函”的写法和书信大体相同,因为是郑重的公务,所以要有一定的格式,用语要得体,要讲礼貌,不亢不卑,不能用命令的口吻,粗暴的语气。

1.函头:印有“名头”的发函纸,单编发函号,“发文字号”中加“函”字。

2.标题:写发函机关,涉及事项,文种要写明是函还是复函。

3.上款:受函机关或领导人。

4.正文:“发函”大体是开头提出问题,说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求,,商洽什么,告知什么,请求什么,即要对方做什么。结尾,要求何时答复及得体的礼貌用语,如“请大力协助为盼”,“望准予x是荷”,“望能同意”;“请即函复”,“盼复”,“望早日函告”等等。有附件要写明,为送物品材料的附函,主体上写了,函尾可不再写。“复函”开头说明针对的来函,如“月日号来函收悉”,有时有必要概括函的内容写进去。主体写对来函所谈事项的态度主张。结尾,如同意可写希望,不同意可提供另外的办法,也要用礼貌语词。

5.下款:发函机关,年月日,公章。

6.函尾:抄送机关。

(四)草拟公函应注意的问题

 1.中心明确,不绕圈子。

2.因由清楚,不讲空话。

3.讲究礼貌,不来客套。

(五)例文简析

例文1:

关于拟派同志赴香港培训的函

工委:

我部上海海运局海员医院,于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请,拟派上海海员医院药剂师赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定,自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用,均由该公司提供。

妥否,请函示。

附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件)

简析:

例文l是商洽工作请求批准的“发函”,因为不相隶属而又是主管单位,所以用“函”。正文只四句话。前三句为一段,说明原委及条件,后一句另起,很有礼貌地提出,要求批准。写“请函示”“请电示”皆可,因为是不相隶属的关系。下面是附件备查。写得明白利落。
 

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